Představujeme vám spokojeného zákazníka, společnost Fors trade, která systém CarRental využívá a vysvětlujeme na případové studii proces implementace.
PROFIL SPOLEČNOSTI
Společnost Fors Trade, s.r.o. nabízí širokou škálu luxusních vozidel k prodeji i k pronájmu, zejména vozidla značky Mercedes Benz. Forma zapůjčování vozidel může být krátkodobý nebo dlouhodobý pronájem. Společnost si staví na osobním přístupu ke každému zákazníkovi. To ji nutí řešit veškeré formality nezbytné k provozu vozidla, a při počtu několika set vozidel znamená poskytovaná péče zákazníkům velké nároky na zpracování noha
dat.
CO PŘEDCHÁZELO
Počáteční stav před využíváním systému CarRental byl nevyhovující. Část potřeb obsluhoval systém, který nebylo možné snadno ovládat a který nedostačoval potřebám společnosti.
CÍLE
- Zobrazení obsazenosti vozidel
- Přehled ekonomických ukazatelů nad vozidly (náklady, výnosy, zůstatková hodnota vozidla)
- Evidence smluv nad vozidly se zákazníky
- Automatické generování faktur zákazníkům, možnost hromadného odeslání e-mailem
- Možnost realizovat krátkodobý a dlouhodobý pronájem
- Automatické generování nákladů – splátek leasingovým společnostem, pojistky
JAKÉ BYLY POŽADAVKY
- Systém, který by byl flexibilní a umožňoval úpravy na míru
- On-line přístup z jakéhokoliv HW
- Možnost sledování výnosnosti jednotlivých vozidel
- Možnost automatického vypočítávání ekonomických ukazatelů jednotlivých vozidel
- Propojení s e-mailem a možnost hromadné rozesílky faktur vydaných
- Generování tiskových reportů vůči zákazníkům (smlouva, faktura)
- Ukládání dokumentů, fotky, faktury přijatá atd.
- Přehledný reporting vyhodnocující aktuální stav ve firmě.
IMPLEMENTACE
Společnost Euro Softworks analyzovala nevyhovující stávající stav (množství dokladů v oběhu, strukturu ukládaných dat a vnitropodnikový proces), kdy ve druhém kroku implementace přišla s návrhem optimalizace procesů a jejich zobrazením a možným řešením v systému. Třetím bodem byla vlastní realizace navržených postupů a migrace stávajících dat zkušebního prostředí systému CarRental. Po otestování a odsouhlasení vyhovujícího procesu nic nebránilo spuštění v reálném provozu včetně dohledu v prvních fázích používání.
JAK TO DOPADLO A CO SE TÍM ZÍSKALO?
Společnost Fors Trade má systém, který výrazně přispěl k efektivnosti prováděných úkonů v rámci společnosti a který zvládá odbavování zákazníků s přehledem. Zápůjčky probíhají mezi fyzickými i právnickými
osobami a na všechny je možné nahlížet v kalendáři, kde je možné sledovat od kdy do kdy zápůjčka trvá a zda zákazník již zaplatil fakturu. Takto je v systému evidováno několik set vozů, u kterých jsou nabízeny volitelné
výbavy, a docílení spokojenosti zákazníků je tak s dynamickým systémem CarRental snazší záležitostí. Systém hlídá veškeré termíny, takže například na pojistky a splátky není nutno myslet a systém tyto automatické platby hlídá. Všechny cíle a požadavky byly splněny a společnost Fors Trade má systém, ve kterém denně proběhne několik tisíc operací zcela automaticky. Reporting sledující aktuální výnosnost a ceny vozidel je jednou z mnoha ěcí, která usnadňuje řízení firmy a vnáší do jejího fungování řád.
